Zo ontwijk je de meest voorkomende  valkuilen bij de implementatie van SAP Business One 

ERP-software is de backbone voor de operatie en een efficiënt hulpmiddel om bedrijfsprocessen te verbeteren. SAP is marktleider op het gebied van van ERP-software. Het bedrijf is een van de eerste bedrijven die een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) op de markt bracht. Om het meeste uit een ERP-pakket zoals SAP Business One te halen, moet het goed worden geïmplementeerd. Maar hoe doe je dat en wat zijn de gevaren, ‘de valkuilen’, die op de loer liggen? Hieronder lees je de veel voorkomende fouten bij ERP-implementaties en praktische tips in het verlengde om deze fouten te voorkomen

Een verkeerde inschatting van de doorlooptijd

Het is zeer belangrijk om de doorlooptijd voor de implementatie van software zorgvuldig te bepalen. De doorlooptijd is de duur van het project en daarbinnen worden de mijlpalen, oplevermomenten van producten, vastgelegd. Een verkeerde tijdsplanning kan leiden tot extra projectkosten, verlies van draagvlak in de organisatie en in het niet behalen van gestelde bedrijfsdoelen zoals efficiency en klanttevredenheid.

Een onduidelijke project scope

De scope, reikwijdte, van een project bepaalt wat binnen het project valt. Dit kan betrekking hebben op de organisatie, bijvoorbeeld 1 van de 3 BV’s maar ook het project zelf, bijvoorbeeld systeeminstallatie dat bij een lokale partij wordt belegd. Wanneer de scope van een project niet duidelijk is, bestaat het risico dat het projectteam werkt aan de verkeerde dingen of zaken blijven liggen. Dit zorgt voor frustratie bij het projectteam, onnodig gemaakte kosten en uitloop van de planning. De projectmanager moet ervoor zorgen dat de ‘scope’ van het project voor iedereen duidelijk is. Wijzigingen in de scope dienen vooraf te worden goedgekeurd en daarna gecommuniceerd.

Niet testen voor de livegang

Pas wanneer een ERP systeem in gebruik wordt genomen, blijkt of alles goed is opgeleverd. Wanneer dit niet het geval is, kan dit grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. In het ergste geval staat het bedrijf compleet stil omdat er geen orders meer kunnen worden verwerkt. Om te voorkomen dat dit gebeurt, moet  het systeem vooraf goed worden getest door de gebruikers. Testen is een cruciaal onderdeel van een ERP project.

Het ontbreken van samenwerking in het team

Een ERP implementatie kan alleen slagen als alle leden van het projectteam goed met elkaar samenwerken. Dat begint met het samenstellen van een projectteam vanuit de klant en leverancier. Daarnaast is het belangrijk om een ervaren projectleider aan te stellen die  het team effectief kan leiden en ervaring heeft met het aansturen van ERP projecten.

Stakeholders die niet betrokken worden

Ieder project kent belanghebbenden, de zogenaamde stakeholders bijvoorbeeld de opdrachtgever, een afdelingsmanager, eindgebruikers etc.. Wanneer men onderweg is met het project en het druk heeft met de oplevering wordt de relatie met deze stakeholders nogal eens vergeten. Deze groep voelt zich daardoor niet betrokken en dat kan op belangrijke momenten zoals de ingebruikname of besluiten over wijzigingen of escalaties het project schaden. De betrokkenheid van en draagvlak bij deze groep is onmisbaar voor het slagen van het ERP project.

Tips ter voorkoming meest gemaakte fouten

Om ERP projecten te laten slagen, moet rekening worden gehouden met de hierboven genoemde valkuilen.  Dit doe je door vooraf een duidelijk projectplan/implementatieplan op te stellen waarin deze zaken worden benoemd:

• Stel vooraf een budget vast voor de SAP-implementatie
• Zorg voor een goed risicobeheer
• Stel een haalbare tijdlijn voor het project in
• Kies de juiste implementatie-partner
• Zorg voor de juiste training van je medewerkers
• Test alle implementatie-risico’s vóór de uitrol van de software
• Focus op de bedrijfsresultaten

Het implementatieplan zorgt vervolgens voor structuur en overzicht en werkt als een kompas tijdens de oplevering.

Ondersteuning bij SAP-implementatie

Wil je hulp bij de SAP Business One implementatie? Planlogic heeft ruim 30 jaar ervaring met ERP en heeft zich gespecialiseerd  in SAP Business One. Met onze uitgebreide kennis en ervaring helpen we klanten in binnen- en buitenland met ERP.  Ben je benieuwd hoe we jou kunnen helpen bij het succesvol implementeren van SAP Business One? Neem dan eens vrijblijvend contact op. We vertellen je graag op welke manier we je kunnen ondersteunen tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek.