Wanneer heb ik een ERP-systeem nodig?

Als starter of kleine ondernemer die fysieke producten produceert of distribueert, is het soms lastig om te bepalen wanneer je gebruik moet gaan maken van ERP software (Enterprise Resource Planning). Je kunt de salarisadministratie, kosten, verkoop en inventaris bijhouden met financiële software zoals QuickBooks en spreadsheets of MS Access maar naarmate je bedrijf groeit, worden deze systemen steeds minder geschikt hiervoor. In dit blog lees je in welke situaties het verstandig is om over te stappen op een ERP-systeem.

Je hebt meer dan vijf personeelsleden en wilt verder groeien

Hoe meer mensen je dienst hebt, hoe belangrijker het is dat je bedrijfsprocessen automatiseert en personeel toegang geeft tot hetzelfde systeem om relevante informatie door te geven of op te zoeken. Een ERP-systeem zorgt hiervoor door processen te verbinden en te werken vanuit een en dezelfde informatiebron. Zo loopt de noodzakelijke informatie vanaf de eerste invoering van de order door tot en met de facturatie en betaling. De specificaties die bij het plaatsen van de bestelling worden ingevoerd, zijn inzichtelijk voor zowel het personeel van de verkoop- en productieafdeling als de werknemers die de producten verzenden. Zonder een ERP-systeem moeten documenten als verkooporders, productie orders, pakbonnen en facturen individueel en handmatig worden aangemaakt. Dit is tijdrovend en foutgevoelig en bovendien worden de gegevens niet automatisch gekoppeld aan de financiële administratie.

Je gebruikt spreadsheets/ Access-databases om een groot deel van je bedrijf te runnen

Spreadsheets of Access-databases zijn aanvankelijk een handig hulpmiddel voor het bijhouden van data en soms het automatiseren van processen. Hoe handig en bedreven je hier ook mee bent, deze systemen schieten uiteindelijk tekort. Vaak ontbreekt het bij deze toepassingen aan een centraal data model. Hierdoor zijn processen niet (in voldoende mate) verbonden en worden gegevens dubbel ingevoerd. Dit kost meer tijd waardoor medewerkers minder tijd overhouden voor hun kerntaken. Een andere tekortkoming is dat kennis over en onderhoud van deze systemen vaak afhankelijk is van een beperkt aantal personen. Dit kan de continuïteit ernstig in gevaar brengen wanneer deze personen niet langer beschikbaar zijn door bijvoorbeeld vertrek of ziekte. 

In die gevallen is de overstap naar een standaard ERP systeem verstandig. Een standaard ERP-systeem heeft als voordeel dat deze is ontworpen op basis van ‘best practices’. De continuïteit is geborgd bij de ERP leverancier zelf die vaak weer samenwerkt met een groep van partijen (implementatie partners) die zorgdragen voor de implementatie en onderhoud. Een groot voordeel van een ERP systeem dat al genoemd was, is integratie. Gegevens worden op één plek ingevoerd en zorgen dat processen bedrijfsbreed verbonden worden (integratie). Dit vermindert fouten, voorkomt vertraging en zorgt voor een efficiënte operatie. Een centrale informatiebron zorgt ook voor een goed inzicht bij de verschillende bedrijfsonderdelen en op managementniveau. Rapporten hiervoor worden bij ERP systeem met één druk op de knop gerealiseerd waar dit in spreadsheets vaak handmatige acties zijn. Bijvoorbeeld bij het krijgen van inzicht in financiële voortgang (budget versus actuals) of de winstgevendheid van bepaalde productlijnen en klanten. Bij spreadsheets moeten eerst gegevens worden verzameld en in (draai)tabellen worden gezet terwijl bij een ERP systeem deze informatie direct en realtime beschikbaar is

Je wilt ISO gecertificeerd worden

Als eigenaar van een productie- en of distributiebedrijf ben je altijd op zoek naar manieren om de kosten te verlagen en doorlooptijden te verkorten om zo de winstgevendheid te verbeteren. Om fabrikanten te helpen deze doelen te bereiken, biedt de International Organization for Standardization (ISO) een internationaal bekende standaard voor Quality Management Systems (QMS). Bedrijven die aan deze standaard voldoen, krijgen het ISO-certificaat. Het ISO-certificaat helpt niet alleen bij het verbeteren van de bedrijfsprocessen, maar is ook verplicht wanneer je producten verkoopt aan ISO-gecertificeerde bedrijven. ISO staat geheel in het teken van het documenteren van je bedrijfsprocessen en dit is precies waar ERP-systemen in uitblinken. Door eerst een ERP systeem te implementeren vergroot je de kans op en bespaar je tijd bij het aanvragen van een ISO-certificering.

Samengevat is het aan te raden om een ERP-systeem aan te schaffen in een van de volgende gevallen:

• De bedrijfsprocessen nemen te veel tijd in beslag (decentrale informatie, onvoldoende integratie);
• De bestaande systemen bieden niet de informatie die je nodig hebt voor een goede bedrijfsvoering;
• afhankelijkheid voor IT  van een te beperkt aantal personen;
• De huidige software kunnen je groeiplannen niet ondersteunen.

Planlogic helpt je verder

Planlogic heeft ruim 30 jaar ervaring met ERP-software en bedient haar opdrachtgevers van a tot z vanuit 1 loket. We bieden met SAP Business One de nummer 1 ERP-software voor MKB-bedrijven aan. Meer dan 80 klanten in binnen- en buitenland kiezen voor onze diensten vanwege onze kennis, omvang, praktische insteek, benaderbaarheid en focus op SAP. Wil je meer weten over onze dienstverlening of SAP Business One? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.