Bent u zich aan het oriënteren op een ERP systeem dan speelt het kostenplaatje ongetwijfeld een rol. Er zijn veel ERP pakketten op de markt allemaal met hun eigen kostenmodel. Natuurlijk verschillen de kosten per situatie. Toch valt er iets te zeggen over de opbouw van deze investering waardoor u een beter beeld krijgt waar u aan moet denken. Wanneer u graag meer wil weten dan gaat één van onze specialisten graag met u in gesprek om dit voor u op een rijtje te zetten.

Welke kosten komen kijken bij een SAP Business One implementatie

Wanneer u ervoor kiest om SAP Business One bij uw bedrijf te implementeren dan bestaat deze implementatie uit de volgende kosten onderdelen:

• Software: SAP Business One gebruikers licenties (eenmalig kopen of een abonnement)
• Hardware: om de software op te ‘draaien’ (lokaal of cloud)
• Implementatie: de kosten om SAP in te stellen voor uw bedrijf door één van onze specialisten
• Onderhoud & Support: de jaarlijkse terugkerend kosten voor vernieuwing van de software en het beheer (support desk)

In dit artikel gaan we in op de kosten voor software en implementatie.

Licentiekosten SAP Business One

Bij de software gaat SAP uit van gebruikers op naam en heeft u grofweg de keuze uit een professional, een limited en een indirecte gebruiker. De aanschafkosten lopen uiteen van een paar honderd euro voor een indirecte gebruiker tot tussen de twee- en drieduizend euro voor een professional gebruiker. Bij een abonnement ligt dat lager namelijk tussen de 8 (indirect) en 90 euro (professional) per gebruiker per maand. Het omslag punt koop versus een abonnement ligt bij zo’n vijf jaar. Vanaf vijf jaar wordt een abonnement duurder.

Professional gebruikers:
Deze gebruikers zitten vaak in het management team of zijn kerngebruikers. Ze dienen vaak de besluiten te nemen en hebben daarom alle benodigde inzichten nodig om dit te kunnen doen. De professional gebruiker is daarom de beste fit omdat hiermee toegang bestaat tot alle modules en functionaliteiten binnen SAP Business One.

Limited gebruikers:

Deze gebruikers hebben alleen toegang tot de belangrijke functionaliteiten die te maken hebben met verkoop, inkoop of CRM modules. Deze medewerkers werken vaak op de klantenservice, verkoop binnendienst of de marketingafdeling.

Indirect gebruikers:

Dit zijn gebruikers die via een andere applicatie dan SAP toegang hebben tot (een deel) van SAP. Hierbij kan gedacht worden aan een kassa, een scanner of een terminal op de werkvloer.

Uiteraard is het afhankelijk van uw situatie welke licentie voor welke medewerker het meest geschikt is. Ons team kan u helpen om de juiste licentie(samenstelling) te bepalen. Dit gebeurt door de rollen in uw organisatie te vertalen naar een licentiematrix van SAP waarin per rol de functies van SAP staan.

Implementatiekosten SAP Business One

SAP Business One is een standaard pakket dat na installatie gebruiksklaar is. Wanneer u wilt, kunt u dus direct starten. De meeste bedrijven kiezen echter voor een implementatie traject. In dat traject wordt SAP Business One aangepast aan de wensen van de klant, data gemigreerd en gebruikers opgeleid. De kosten van een dergelijk implementatie project hangen nauw samen met het aantal en soort wensen (bijvoorbeeld maatwerk, interfaces, werkstromen) , de datamigratie en de mate waarin gebruikers het systeem omarmen. Het is daarom zaak een implementatiepartner te kiezen met de juiste projectaanpak en dicht bij de standaard van het pakket te blijven.  Het is lastig een algemene inschatting te geven. De implementatie, wanneer daarvoor gekozen wordt, varieert gemiddeld van 10 tot 50 mandagen. Bij kleinere installaties wordt vaak gekozen voor ad hoc ondersteuning. In dat geval moet gedacht worden aan 2-5 dagen ondersteuning.

In een gesprek kunnen we tot een eerste inschatting komen van de implementatiekosten zodat u een beter beeld heeft bij de totale investering die hierbij komt kijken. Naast de kosten kunnen we u uiteraard meenemen in wat verder bij deze implementatie komt kijken. Neem hiervoor contact met ons op.