Product Informatie: ERP of PIM?

In de handel en maakindustrie staan producten centraal. De Informatie die over deze producten wordt bijgehouden verschilt per afdeling. Een marketing afdeling heeft immers een andere behoefte dan een magazijn of een afdeling engineering. Hierdoor is product informatie vaak verspreid over verschillende bronnen en locaties. Een gebrek aan overzicht en samenhang als gevolg hiervan kan leiden tot slechtere prestaties of zelfs schending van wet- en regelgeving. Het is daarom van belang om product informatie te stroomlijnen. Dit kan door deze informatie bij te houden in een ERP systeem , een Product Informatie Systeem (PIM) of een combinatie van beide.

Product Informatie in een ERP systeem

ERP systemen zoals SAP Business One hebben een eigen module voor het beheer van artikelen, het zogenaamde item master. In dit item master kunnen bedrijven verschillende productgegevens vastleggen en beheren. Dit betreffen gegevens m.b.t. inkoop, verkoop, voorraad, planning en eigenschappen van artikelen. Het item master wordt gebruikt voor zowel verkoop- als inkoopartikelen en integreert naadloos met andere modules in SAP Business One waaronder productie en logistiek. Hierdoor is product informatie netjes ‘up to date’ en real time op alle afdelingen beschikbaar.

Product Informatie in PIM systeem

Een Product Informatie Systeem is specifiek gemaakt voor het vastleggen, beheren en distribueren van een breed spectrum aan product informatie. Een PIM systeem gaat daarmee veel verder dan een ERP systeem waar product informatie vaak transactie georiënteerd is. Een PIM systeem is veel meer een platform dat als een spin in het web tussen systemen (ERP, CRM, kassa en webwinkel) de product informatie stroomlijnt en zorgt voor consistente data. Deze data kan met één druk op de knop in verschillende kanalen beschikbaar worden gemaakt (omnichannel). De data in het PIM is tevens te gebruiken voor optimalisatie door zoekmachines (SEO). PIM systemen vindt men daarom vaak terug bij organisaties die online verkopen en veel aandacht hebben voor klantbeleving en bedrijven met veel (wisselende) artikelen.

ERP of PIM

De keuze om product informatie te beheren in een ERP of PIM systeem, is sterk afhankelijk van het doel, de gewenste functies en de omvang van de organisatie. Het is daarom raadzaam deze eerst in kaart te brengen en verschillende pakketten te vergelijken. Een PIM systeem implementeren vraagt de nodige aandacht op het gebied van integratie. Er is ook een tussenweg mogelijk. Er zijn tegenwoordig oplossingen beschikbaar die product informatie uit de bestaande ERP omgeving laden om deze vervolgens verder te verwerken voor publicatie in een webwinkel. Minder geavanceerd dan een PIM systeem maar wel een aanvulling op het item master in een ERP systeem.

SAP Business One

SAP Business One heeft uitgebreide functies om product informatie te beheren en ontsluiten. Door de integratie is deze informatie altijd actueel en beschikbaar voor de afdelingen die met SAP werken. Voor bedrijven die een omnichannel strategie volgen, biedt SAP haar CX (customer experience) platform. Dit platform bevat uitgebreide functionaliteit voor om producten over verschillende kanalen te beheren. Wanneer gekozen wordt voor een extern PIM systeem zijn koppelingen beschikbaar die ervoor zorgen dat SAP goed integreert zodat een vloeiende datastroom tussen beide systemen geborgd is.

Wil u meer weten over het beheren van uw product informatie met SAP Business One en/of een PIM systeem neem dan contact met ons op