Ontwijken van valkuilen bij een ERP implementatie

Het overgaan op een nieuw ERP systeem is een ingrijpende verandering. Daar staat tegenover dat een nieuw gekozen ERP systeem belangrijke inzichten kan geven in bedrijfsprocessen en rendement en winstcijfers aanzienlijk kan verbeteren. Geavanceerd nieuw gereedschap wil echter niet zeggen dat het goed wordt ingezet en gebruikt. In de praktijk wordt bij de ERP implementaties helaas nogal eens in dezelfde valkuilen gestapt. Daarom lichten we in dit blog graag toe hoe deze valkuilen ontweken kunnen worden.

Selecteer de juiste implementatiepartner

Een belangrijk element in een goede ERP implementatie is het vinden van de juiste implementatiepartner. Deze implementatiepartner moet naast voldoende kennis van het gekozen ERP pakket ook over voldoende kennis beschikken van de branche waarin u actief bent. Deze branchekennis zorgt ervoor dat  het ERP pakket na inventarisatie op de juiste manier wordt ingericht en overgedragen aan de mensen op de werkvloer. Het is om deze reden dat we bij Planlogic een duidelijke focus hebben op de productiebedrijven. We hebben daar, door ruim 25 jaar ervaring, veel expertise in opgebouwd waardoor we dit implementatie traject met een zeer hoog niveau kunnen invullen. Naast de branchekennis moet een implementatiepartner over voldoende projectmanagement vaardigheden beschikken. Bij MKB bedrijven zijn deze projectmanagement vaardigheden niet altijd aanwezig en dan is het zeker essentieel om een implementatiepartner te kiezen met een bewezen track record op het gebied van projecten.

De juiste verantwoordelijke binnen het bedrijf selecteren

Het is van belang om goed na te denken wie er binnen het bedrijf deelneemt aan het ERP project. Aan een ERP implementatie is immers een strategisch belang verbonden. Het nieuwe ERP systeem is in veel gevallen essentieel voor het bereiken van de ‘stip op de horizon’ doordat het inzicht geeft of een bedrijf op koers ligt. De beste teamsamenstelling bestaat uit een mix van ervaren krachten en jongere medewerkers. Jongere medewerkers doen met een ERP implementatie waardevolle kennis op en zijn over het algemeen goed in staat veranderingen te adopteren. Jongere medewerkers kunnen daarentegen minder goed  toetsen of het ERP systeem voldoende in lijn is met de geformuleerde strategie.

Dit is waar de meer ervaren krachten komen kijken. Zij kennen het bedrijf door en door en kunnen vaak prima vanuit strategisch perspectief naar een ERP implementatie kijken. Een goede mix van jong talent en ervaren krachten is daarmee de optimale samenstelling voor een ERP projectteam

Valkuilen en verandermanagement

Een valkuil waarin vaak wordt getrapt is teveel in één keer willen doen. Er wordt vaak gekozen voor een Big bang implementatie waarbij het hele bedrijf in één keer over gaat op het nieuwe ERP systeem. In sommige gevallen kan dat overigens prima werken, maar bij grotere en complexe bedrijven kan dan problemen opleveren bij de implementatie. Het potentieel van het nieuwe ERP systeem wordt daardoor niet volledig benut en het levert dus ook niet de gewenste verbeteringen op. In dat geval kan een gefaseerde livegang de voorkeur verdienen.

Een andere valkuil is om met de ERP implementatie tegelijkertijd een aantal andere organisatie veranderingen door te willen voeren. Bijvoorbeeld in de organisatiestructuur omdat door het ERP systeem bedrijfsprocessen kunnen veranderen. Teveel veranderingen tegelijk levert teveel onrust op bij medewerkers die daardoor de neiging zullen hebben een aantal veranderingen niet te adopteren.

Beide voorbeelden onderstrepen het belang van verandermanagement waarbij ook de eerder genoemde teamsamenstelling een katalyserende werking hebben bij de adoptie en absorptie van veranderingen.