Is een ERP-systeem in de cloud veilig?

Overweegt u het gebruik van een ERP-systeem in de cloud? Goed idee! Maar hoe zit het met de veiligheid? Uw gegevens worden namelijk gehost door de leverancier, waardoor u weinig controle heeft over de veiligheid.
In de afgelopen jaren hebben we een sterke ontwikkeling gezien in het aantal processen en diensten dat via de cloud wordt geregeld. Zo doet u een transactie niet meer via het lokale bankkantoor, maar via internetbankieren. Deze diensten worden als veilig ervaren, maar er zijn voldoende verhalen in het nieuws geweest waarbij het goed mis is gegaan. De vraag hoe dit kon gebeuren en wat de voor en- nadelen zijn van een ERP-systeem in de cloud behandelen we in dit blog. 

Wat is de cloud?

Laten we beginnen bij het begin: wat is de definitie van ‘de cloud’? Het is een methode voor het opslaan van gegevens of programma’s op het internet, waarbij internetverbinding een vereiste is om toegang te krijgen. Bij een ERP-systeem in de cloud wordt gebruik gemaakt van beide functies. Het is simpel gezegd namelijk een programma en het slaat gegevens op in een online database die op externe hardware “draait” . Het grote voordeel hiervan is dat u altijd toegang heeft tot uw ERP-systeem MITS er een werkende internetverbinding is. Ideaal voor thuiswerkers!

Voor en- nadelen van een ERP-systeem in de cloud

Naast talloze voordelen brengt een ERP-systeem in de cloud ook een aantal risico’s met zich mee. U wilt natuurlijk niet dat er belangrijke bedrijfsgegevens verloren gaan of dat er ongeautoriseerde personen toegang krijgen tot uw data. 

De belangrijkste vier punten waar u rekening mee dient te houden zijn:

1. Ongeautoriseerde personen die toegang proberen te krijgen

Het is essentieel dat de inloggegevens geheim worden gehouden, zodat er geen ongewenste personen toegang krijgen. Maar hackers kunnen ook zonder inloggegevens informatie onderscheppen die naar u wordt verzonden (en andersom). Om het risico hierop te minimaliseren maken ERP-systemen in de cloud gebruik van SSL, -en HTTPS encryptie-protocollen, wat inhoudt dat verstuurde data worden versleuteld en onleesbaar gemaakt voor onbevoegden. 

2. Kans op ddos-aanvallen

Wanneer u kiest voor een ERP-systeem in de cloud loopt u het risico op het (tijdelijk) verliezen van de toegang tot het ERP-systeem door een ddos-aanval (distributed denial-of-service). Dit is een kwaadaardige poging om het netwerk te verstoren door grote hoeveelheden verkeer te sturen naar de server. De leveranciers van online ERP-systemen spelen hierop in door zichzelf goed te beschermen door middel van onder andere firewalls, maar dit kan verschillen per aanbieder. Er zijn veel opties in de mate van beveiliging die geboden kunnen worden, maar dit brengt logischerwijs ook hogere kosten met zich mee.

3. Dataverlies

Voor leveranciers van online ERP-systemen is online de core business. Zij moeten hun zaken daarom goed op orde hebben. Daarvoor ondernemen zij talloze voorzorgsmaatregelen om inbreuk te voorkomen, zoals vingerafdruk authenticatie en het plaatsen van videocamera’s.  Dit is wel per leverancier verschillend. Goede beveiliging is duur en goedkope beloftes aan de voorkant zijn niet altijd geborgd aan de achterkant. Vraag dus goed door wanneer het gaat om beveiliging.  Wanneer u ervoor kiest om on-premise uw data op te slaan, wees dan bewust van de risico’s dat dit met zich meebrengt en vraag een expert om u daarin te ondersteunen.

4. Uw personeel

Ondertussen is duidelijk geworden dat online ERP-systeem leveranciers veel tijd en aandacht besteden aan veiligheid, waardoor hier slechts zelden problemen bij optreden. Verrassend genoeg is juist het personeel van uw onderneming de grootste risicofactor. Wanneer zij de beveiliging van hun apparaten niet op orde hebben, dan is het heel makkelijk voor een ongeautoriseerd persoon om toegang te krijgen.

Conclusie

In verreweg de meeste scenario’s is kiezen voor een online ERP-systeem een veilige optie. Cloud is in trek bij MKB bedrijven die niet de middelen hebben of willen aanwenden om zelf beheer en de veiligheid te waarborgen. Leveranciers van online ERP-systemen hechten veel waarde aan hun reputatie en besteden veel aandacht aan veiligheid. Zij hebben dit dan ook meestal goed op orde. Het belang van het goed opleiden en instrueren van uw personeel wordt echter nogmaals benadrukt. Zij zijn ten slotte de grootste risicofactor. Zorg er daarom voor dat zij op de hoogte zijn van de risico’s en instrueer ze over het belang van een sterk wachtwoord en virusbeveiliging.

Planlogic helpt u verder

Met ruim 30 jaar ervaring met ERP-software is Planlogic gespecialiseerd in SAP Business One. Dit ERP-systeem is ideaal voor het MKB in onder andere de handel en productie. Onze specialisten helpen u graag verder met al uw vraagstukken over ERP-systemen en denken graag mee naar een oplossing die past bij uw situatie. Neem nu contact met ons op voor meer informatie of een SAP Business One demo.