Inkoopmanagement met SAP Business One

Iedere organisatie heeft met inkoopactiviteiten te maken. Voor de één is dit ondersteunend waar dat voor de ander een primaire activiteit die zeer bepalend is voor het resultaat. Voor deze laatste groep is inzicht, controle en een efficiënt proces van groot belang. SAP Business One kan hierin ondersteunen door inkoopactiviteiten te automatiseren. Zo kunt u uw inkoop plannen, uw leveranciers selecteren, uw inkoop orders beheren en facturen op tijd betalen. In dit blog zullen we een aantal inkoopfunctionaliteiten van SAP Business One nader toelichten.

Inkoopfunctionaliteiten binnen SAP Business One

Inkopen begint bij een behoefte, bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden. In SAP Business One kan daarvoor een aanvraag tot bestelling (“ATB”) worden gedaan door een willekeurige medewerker. De ATB zorgt ervoor dat de inkoopafdeling op de hoogte wordt gebracht van een bepaalde behoefte. Een inkoopbehoefte kan ook automatisch lopen via de Material Requirements Planning, de MRP. In het geval van MRP maakt het systeem zelf een besteladvieslijst aan. Na goedkeuring kan de aanvraag tot bestelling/besteladvieslijst worden omgezet naar een inkooporder. Omdat veel informatie reeds op de aanvraag aanwezig was, kan dit met een druk op de knop waardoor veel tijd wordt bespaard bij het aanmaken van inkooporders.

Het omzetten van een aanvraag naar een inkooporder kan alleen wanneer de leverancier de bekend is. Wanneer dat niet het geval is, dient eerst een offerte aanvraag te worden gedaan. Vanuit SAP Business One kunnen online offerte aanvragen worden ingediend bij een selecte groep van leveranciers. Vanuit de reacties daarop worden aanbiedingen beoordeeld en de voorkeursleverancier gekozen.

Doordat SAP Business One een geïntegreerd ERP pakket is, d.w.z. dat alle bedrijfsfuncties zijn verbonden, zorgt het verwerken van inkooporders in SAP ervoor dat ook andere afdelingen direct op de hoogte zijn. Zo wordt het magazijn automatisch “ingelicht” wanneer goederen geleverd worden en de voorraad automatisch bijgewerkt na ontvangst en facturen betaalbaar gesteld.

Andere inkoopfuncties in SAP Business One

Binnen SAP Business One zijn nog meer functionaliteiten beschikbaar die kunnen helpen het inkoopproces binnen uw organisatie goed in te richten. Hieronder enkelen voorbeelden.

Terugkerende transacties: Soms zijn leveringen structureel van aard en wordt er met een leverancier een vaste hoeveelheid per periode afgesproken. Via een template kunt u dergelijke afspraken vastleggen, de bijbehorende documenten worden dan automatisch aangemaakt.

Ontvangen creditnota: Als u te maken heeft met retourzendingen kunt u deze functie gebruiken om eenvoudig een ontvangen credit nota aan te maken. De gegevens worden door het systeem opgehaald vanuit de oorspronkelijk factuur.

Francoprijzen: Met deze functionaliteit binnen SAP Business One kunt u bijkomende verzendkosten zoals douane- en verzekeringskosten verdelen over de ontvangen artikelen. De werkelijk magazijnwaarde wordt dan bepaald en bijgewerkt.

Splitsen bestelling: deze functie in SAP Business One kunt u gebruiken wanneer u een bestelling over meerdere magazijnen wilt ontvangen.

Planlogic en inkoopmanagement binnen SAP Business One

Planlogic heeft veel ervaring met het implementeren van SAP Business One bij bedrijven waarbij inkoopmanagement een bepalende rol speelt. In dit blog hebben we een aantal mogelijkheden genoemd, maar uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden. Graag gaan we met u in gesprek om te kijken hoe SAP Business One u kan helpen het inkoopproces te stroomlijnen.