Houd controle over de kosten van je SAP Business One-project

De Enterprise Resource Planning (ERP)-software SAP Business One helpt bedrijven om een efficiënte en duurzame bedrijfsvoering te realiseren. De aanschaf en implementatie van de software brengen diverse kosten met zich mee. Om de controle te houden over deze kosten, is het belangrijk om inzicht te hebben in de factoren die hier invloed op hebben. In dit blog lees je welke kosten komen kijken bij een project om SAP Business One in de organisatie in te voeren en hoe je deze in de hand houdt.

Kostenelementen

Het totale kostenplaatje van een SAP Business One-project wordt bepaald door een aantal elementen. Hieronder zie je de verschillende onderdelen die van invloed zijn op de totaaluitgaven bij het invoeren van SAP Business One.

Licenties

Voor het gebruik van ERP-software zijn licenties nodig, met de daarbij horende licentiekosten. Bij SAP Business One worden vanaf aanschaf alle modules en pakketfuncties meegeleverd. Welke modules/functies gebruikt mogen worden door een gebruiker wordt bepaald door de soort licentie. SAP Business One heeft verschillende soorten licenties, zodat bedrijven zelf kunnen kiezen welke soort(en) licentie(s) ze willen aanschaffen. Hoe meer rechten om bepaalde functies te gebruiken een licentie omvat, des te hoger zijn de licentiekosten. Je bepaalt daarmee alleen voor het gebruik.

Implementatie

Om ERP software te implementeren, wordt een project gestart waarin extern experts en eigen medewerkers betrokken zijn. De tijd die dit projectteam besteedt kost geld. De totale kosten zijn daarom afhankelijk van de hoeveelheid tijd die wordt besteed om het ERP pakket te implementeren. Hier spelen omvang en complexiteit van het project een belangrijke rol. De omvang wordt veelal bepaald door de grootte van het bedrijf en het aantal modules dat in gebruik wordt genomen. De complexiteit wordt vooral bepaald door de mate waarin de standaard ERP software voldoet aan de wensen van de klant. Wanneer de standaard ERP software voldoet, is de implementatie eenvoudiger en goedkoper dan wanneer de software moet worden aangepast aan (zeer) specifieke klantbehoeftes. Tot slot speelt naast omvang en complexiteit ook de ervaring en verandergezind van de organisatie een rol bij de kosten. 

Opleiden gebruikers

Om het meeste uit de nieuwe ERP-software te halen, is het belangrijk dat werknemers van een bedrijf goed met de applicatie kunnen werken. Om te zorgen dat medewerkers die voor hun werkzaamheden met SAP Business One werken het programma volledig beheersen, verstrekken consultants trainingen op locatie. Aan deze opleiding zitten uiteraard kosten verbonden.

Beheersen van kosten

Door bekend te zijn met de verschillende soorten kosten die horen bij een SAP Business One-project kan beter grip worden gehouden op het totale kostenplaatje. Een deskundige partij die ervaring heeft met SAP Business One projecten helpt daarbij.  Deze expert kan ondersteuning bieden bij het selecteren en aankopen van licenties en de implementatie van de software in de organisatie. Doordat de specialist eventuele risico’s en problemen snel in kaart brengt en hierop inspeelt, blijven de kosten onder controle.

Jouw expert voor SAP Business One

Planlogic kan met recht een expert in SAP Business One genoemd worden. Met ruim 30 jaar ervaring in ERP projecten weten we goed waar we op moeten letten bij een  SAP Business One implementatie. Op dit moment helpen we meer dan 80 klanten in binnen- en buitenland met SAP Business One. Wil je weten hoe we jou kunnen ondersteunen en de kosten van het SAP-traject beheersbaar kunnen houden? Neem dan contact met ons op. We vertellen tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek graag op welke manier we jou kunnen helpen.