Hoe kom ik tot de juiste keuze van een ERP systeem?

Het overgaan op een nieuw ERP systeem is een grote stap voor bedrijven. Het is een behoorlijke investering in tijd en geld en brengt vaak de nodige veranderingen met zich mee in de manier van werken, natuurlijk met als doel verbeteringen te realiseren. Het is daarom van belang om het selectieproces grondig te doen. Daarmee maakt u de kans het grootst dat u de gewenste doelen gaat realiseren. In dit blog lichten we deze stappen op hoofdlijnen toe.

Onderzoek het verbeterpotentieel van ERP

Wanneer u een forse investering in een nieuw ERP systeem doet, is het uiteraard de bedoeling dat dit verbeteringen oplevert waarmee u de investering weer terugverdient. Het is daarom van belang om vooraf een inventarisatie te maken van uw bedrijfsprocessen en in kaart te brengen waar ruimte voor verbetering is. In het verlengde daarvan is het verstandig om te bepalen of een ERP systeem hierin een oplossing biedt voor verbeteringen. Omdat een ERP systeem ook een belangrijke rol kan spelen bij het realiseren van groei ambities is het ook goed om deze groei ambities mee te nemen.

Het opstellen van een Programma van Eisen en Wensen (PVE)

De bovengenoemde inventarisatie levert een duidelijk beeld op van de operatie en het verbeterpotentieel. Met deze inventarisatie kan vervolgens een vertaalslag gemaakt worden naar de eisen en wensen van het aan te schaffen ERP pakket. Het is goed om deze wensen en eisen te verdelen in ‘need-to-haves’ en ‘nice-to-haves’. Zo ontstaat er een beeld over welke functionaliteiten het ERP pakket moet beschikken en welke functionaliteiten wenselijk zijn.

Welke leveranciers voldoen aan wensen eisen?

Met het PVE in de hand kunt u vervolgens aan de slag met het in kaart brengen van mogelijke leveranciers. Er zijn verschillende mogelijkheden, waaronder vergelijkingssites, om inzicht te krijgen in geschikte leveranciers die u met elkaar kunt vergelijken. Hieruit komt een eerste beeld naar voren welke leveranciers kunnen voldoen aan uw PVE, de zogenaamde ‘long list’. Deze lijst gebruikt u om leveranciers aan te schrijven met het verzoek hun interesse te tonen en te reflecteren op uw PVE en andere vragen w.o. prijs en implementatiekosten (‘Request for Information (RFI)’),

Plannen van kennismakingsgesprekken

Nadat leveranciers hebben gereageerd op uw RFI is het tijd om kennis te maken met leveranciers die interesse hebben getoond. Naast een beoordeling van de antwoorden op gestelde vragen, is het van belang om gevoel te krijgen bij de leveranciers zelf. Hoe organiseren zij de implementatie? Dit speelt immers een grote rol bij het slagen van het ERP project en het daarmee samenhangende verbeterpotentieel. Daarnaast moet er natuurlijk sprake zijn van de welbekende ‘klik’. Dit geldt ook voor de leveranciers zelf. Het is voor hen omgekeerd van belang een goed gevoel te krijgen bij uw bedrijf en de mensen daarachter. Neem daarom de tijd om over uw bedrijf te vertellen en verzorg wanneer dat kan een rondleiding.

Het volmaken van de businesscase

In sommige gevallen (zie blog investering ERP pakket terugverdienen) stellen bedrijven een business case op voordat zij besluiten een ERP selectie te starten. Wanneer dat het geval is, ontstaat na de kennismakinggesprekken een beter beeld bij de benodigde investering van de verschillende leveranciers. Hiermee kan verder invulling worden gegeven aan de business case en welke leveranciers daarin bijdragen.

Betrekken van de organisatie bij demonstraties

De overgebleven leveranciers kunnen nu uitgenodigd worden om een demonstratie geven. Het is belangrijk om medewerkers die een belangrijke rol gaan spelen in het gebruik van het toekomstige ERP pakket aan te laten sluiten bij deze demonstratie. Meestal bent u dat zelf als projectleider, iemand met een managementrol en een medewerker die straks het ERP pakket dagelijks gaat gebruiken. Vanuit de demonstratie kiest u vervolgens drie leveranciers, de zogenaamde ‘short list’ aan wie u vraagt om een offerte uit te brengen.

Het komen tot een besluit

Nadat u de offertes heeft ontvangen en voldoende indruk heeft gekregen bij de overgebleven leveranciers, maakt u samen met uw team de keuze voor de leverancier waarmee u de contract onderhandelingen in gaat. Wanner het contract is ondertekend, begint u samen aan een, naar wat hopelijk straks blijkt, een succesvolle ERP implementatie.

Over Planlogic

Planlogic implementeert al ruim 30 jaar ERP software en is gespecialiseerd in SAP Business One voor het midden- en kleinbedrijf. Vanuit 1 loket bedienen we onze opdrachtgevers van a-z met licenties, implementatie en support. Dat doen we voor ruim 80 klanten in binnen- en buitenland. Klanten kiezen voor ons vanwege onze pure focus op SAP, onze kennis/ervaring, onze omvang (niet te groot of te klein ) en cultuur (open en pragmatisch). Als u daar meer over wil weten, neem dan contact met ons op.