Hoe betrek ik mijn personeel bij een ERP-implementatie?

Wanneer je als bedrijf een ERP-systeem wilt implementeren, is het cruciaal dat je hiervoor betrokkenheid weet te creëren bij je medewerkers. Zij moeten immers na de oplevering dagelijks met de software aan de slag. Op het moment dat het personeel niet wil of kan werken met het nieuwe ERP-systeem, is de kans groot dat de implementatie ervan mislukt. In deze blog lees je hoe je voor voldoende betrokkenheid van je personeel bij een ERP-implementatie kan zorgen.

Betrek je medewerkers zo vroeg mogelijk bij de plannen

Doordat de medewerkers dagelijks met processen bezig zijn, hebben zij kennis opgebouwd die cruciaal is bij de keuze en implementatie van het ERP-pakket.  Medewerkers spelen daarom een belangrijke rol bij het verzamelen van input over de wensen en eisen voor de nieuwe ERP-software. Door het personeel in het proces bij het implementatietraject op tijd te betrekken, voelen ze zich bovendien gehoord. Dit komt de acceptatie van het uiteindelijke ERP-systeem straks ten goede.

Deel medewerkers tijdig in het projectteam in en communiceer duidelijk

Vaak wordt bij een ERP implementatie een werkgroep met medewerkers van verschillende afdelingen samengesteld, de zogenaamde kerngebruikers, die de schakel vormt tussen project en de rest van de organisatie. Het is belangrijk om te beseffen dat deze kerngebruikers naast hun projectwerk ook nog hun alledaagse werkzaamheden moeten uitvoeren. Stel ze daarom tijdig op de hoogte van de ERP plannen en zorg dat ze voldoende tijd hebben.  Zo kunnen ze hun agenda goed plannen en overzicht houden. Daarbij is het belangrijk om duidelijk te communiceren naar alle medewerkers welke bijdrage in het project van hun wordt verwacht. Wanneer dat niet (goed) gebeurd, kan er ruis ontstaan en verliezen (project)medewerkers hun motivatie om bij te dragen waardoor het project, in het ergste geval, kan mislukken. 

Schep realistische verwachtingen over de doorlooptijd

Veel mensen verkijken zich in de doorlooptijd van een ERP-implementatietraject. Zeker de relatief grote ERP-implementaties duren vrij lang. Zo is het heel normaal om een doorlooptijd van een jaar te hebben voor een middelgroot tot groot implementatieproject. Na de oplevering van de software, moet er immers nog worden getest en zaken worden gefinetuned. Geef daarom voor aanvang van het project aan wat de verwachte duur van het traject is en dat er vertragingen kunnen optreden. Door vooraf duidelijk en eerlijk te zijn naar je personeel toe, voorkom je later in het proces teleurstellingen en frustraties.

Houd je medewerkers betrokken en enthousiast

Vanwege de lange duur van het project, is het van belang om iedereen gemotiveerd en gefocust te houden. Dit kun je bereiken op verschillende manieren. Zo kun je met het projectteam een gezamenlijke lunch/ontbijt of een teamuitje organiseren. Ook kun je medewerkers die veel uren maken belonen met ‘tijd voor tijd’ of een dagje weg. Zorg ook dat je de rest van de organisatie op de hoogte te houdt via een nieuwsbrief of de wekelijkse bedrijfsborrel. Stimuleer tot slot ook dat collega’s elkaar helpen bij taken waar de aangewezen personen moeite mee hebben.

Hulp bij de ERP-implementatie

Heb je hulp nodig bij de SAP Business One implementatie of de implementatie van een ander ERP-systeem? Bij Planlogic hebben we meer dan 30 jaar ervaring met het implementeren van SAP Business One binnen bedrijven met complexe logistieke processen. We helpen je graag bij het succesvol implementeren van een nieuw ERP-systeem. Ben je benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Ga dan eens met ons in gesprek, we vertellen je graag hoe we jou kunnen helpen.