Factuurverwerking en SAP Business One

Wanneer uw organisatie groeit, krijgt u te maken met verschillende uitdagingen. Eén daarvan is het houden van grip op uw inkomende facturen. Nog maar al te vaak zwerven papieren facturen door de organisatie, raken zoek en/of worden dubbel betaald. Dit kost geld en ook kostbare tijd door een inefficiënte georganiseerd proces. Om dit voorkomen kunt u gebruik maken van Elvy. Elvy is oplossing die facturen digitaliseert en de afhandeling daarvan automatiseert. Dit zorgt voor een efficiënt proces en minimalisering van fouten zoals te laat of dubbel betalen. Door de koppeling met SAP Business One worden de facturen direct verwerkt in de financiële administratie zodat u altijd een actueel beeld heeft van uw open posten.

Hoe werkt de factuurverwerking van Elvy in combinatie met SAP Business One?

De factuurverwerking van Elvy bestaat uit de vijf stappen:

1. Aanleveren van facturen en/of bonnen:
   In deze fase worden facturen (automatisch) vanuit de mailbox opgepakt. Eventuele fysieke documenten kunt u inscannen. Uploaden is eventueel ook mogelijk door middel van de Elvy app. Wanneer het uploaden is gebeurd dan staan de documenten klaar om richting de volgende fase te gaan, het ‘uitlezen’ van de factuur.
2. Herkennen van factuurgegevens:
   In Elvy is slimme herkenningstechnologie aanwezig die in staat is gegevens van facturen te herkennen. Deze gegevens worden gebruikt om een boekingsvoorstel aan te maken en te matchen met bestel- en ontvangstgegevens.
3. Kosten- en goederenfacturen verwerken:
   Wanneer de gegevens bekend zijn, wordt de factuur ‘gematcht’ met de bestelling en de goederenontvangst en volgt een boekingsvoorstel. Na akkoord maakt Elvy zelf de boeking aan in SAP Business One waarbij de factuur voor betaling wordt geblokkeerd. Er volgt dan een goedkeuringsronde in Elvy (fiatteren).
4. Fiatteren:
   Binnen Elvy wordt vastgelegd wie binnen de organisatie een factuur moet goedkeuren (fiatteren). De factuur die moet worden goedgekeurd gaat via een werkstroom langs de persoon/personen die moeten goedkeuren. Het fiatteren kan plaatvinden via de eerder genoemde app of via een webapplicatie.
5. Het betalen van de factuur:
   Na fiatteren komen betalingen op de betaaladvieslijst. Het betaalproces zelf wordt vervolgens vanuit SAP Business One verder geregeld.

Factuurverwerking goed organiseren

Wanneer er meerdere facturen per maand zijn loont het al snel om uw factuurverwerking te automatiseren door middel van een oplossing als Elvy gecombineerd met SAP Business One. Het efficiëntere proces en de veel lagere kans op fouten zorgen er dan al snel voor dat deze investering zich terugverdient. Binnen Planlogic hebben we veel ervaring met het implementeren van SAP Business One gecombineerd met Elvy en het daarbij goed inrichten van uw facturen en documentenstroom. Wanneer u daarover meer wilt weten, horen wij dat graag.