De beste ‘verborgen’ functies van SAP Business One

Veel ondernemers zijn wel bekend met ERP-software (Enterprise Resource Planning-software). Een bekend voorbeeld van ERP-software is SAP Business One; een intelligente oplossing die speciaal is ontworpen voor toepassing in kleine en middelgrote bedrijven. Hoewel de meest gebruikte functies vrij bekend zijn, zijn er verschillende SAP Business One-functies en kenmerken die niet veel mensen kennen. Deze functies zijn misschien minder glamoureus, maar wel erg nuttig. Wanneer je deze functies op de juiste manier gebruikt, kun je veel tijd en moeite besparen. In dit blog lees je daarom meer over enkele minder bekende functies en wat je ermee kan.

Wereldwijde taalondersteuning

Eigenaren van een internationaal bedrijf krijgen te maken met klanten die verschillende talen spreken. SAP Business One biedt wereldwijde taalondersteuning. Hierdoor kun je, afhankelijk van je zakelijke behoeften, in verschillende talen je documenten printen en offertes en ramingen invoeren. Dit is ook nuttig als je de internationale markt op wil gaan met jouw bedrijf of wanneer je met een bedrijf in het buitenland wil fuseren.

Toewijzing van inventaris

Efficiënt voorraadbeheer en nauwkeurige voorraadtelling zijn cruciale onderdelen van elk bedrijf. Handmatig bijhouden van de beschikbare voorraad is niet alleen moeilijk en tijdrovend, maar leidt ook tot menselijke fouten. Een van de functies van SAP Business One is voorraadallocatie. Hiermee koppel je eenvoudig een voorraad aan een specifieke klant. Deze slimme functie toont in overzichtelijke inventarisrapporten hoeveel inventaris is toegewezen aan wie. Dit leidt bovendien ook weer tot een hogere productiviteit en winstgevendheid van de organisatie.

Alternatieve artikelen

Op het moment dat een klant op zoek is naar een product dat momenteel niet op voorraad is, toont SAP Business One een lijst met alternatieve artikelen die aan de zoekcriteria voldoen. Op deze manier geef je de klant de mogelijkheid om soortgelijke artikelen van een ander merk te kopen, waardoor je toch zijn behoeften kan vervullen. Deze SAP Business One-functie komt dan ook goed van pas wanneer een artikel tijdelijk niet leverbaar is. 

Sneltoetsfuncties

Als je informatie wilt scannen of verzamelen zonder al te veel vensters en klikken, dan is de snelkoppelingsfunctie echt iets voor jou. SAP Business One stelt gebruikers in staat om snelkoppelingen toe te voegen samen met de ERP-oplossing. Je kunt met slechts één klik je eigen snelkoppelingen toevoegen om gemakkelijk toegang te krijgen tot belangrijke functies met de door jou gekozen toetsencombinatie. Het is ook mogelijk om sneltoetsen te programmeren voor het voltooien van snelle acties zoals het doorvoeren van inkooporders en verkooporders.

Bestaande sneltoetsen

SAP Business One biedt gebruikers niet alleen de mogelijkheid om sneltoetsen toe te voegen, maar beschikt ook over bestaande sneltoetsen voor het schakelen naar belangrijke functies. Hierdoor kunnen gebruikers hun taken snel voltooien. Zo ga je met de toetsencombinatie Ctrl + J snel naar de weergave van de transactieverslagen, vind je met Ctrl + Shift + U de door jou gedefinieerde velden  en brengt Ctrl + Pijl naar rechts je naar het volgende document.

Instant Message-functie

Deze SAP Business One-functie doet een beetje denken aan Facebook Messenger. Met de Instant Message-functie kun je chatten met andere gebruikers van SAP Business One, zonder dat je hun telefoonnummer of e-mailadres hoeft te kennen. Door op de knop ‘Share’ te klikken deel je eenvoudig documenten met je connecties.

Aanpassen naam businessmodel

Het kunnen aanpassen van de naam van een businessmodel is een functie die veel gebruikers al lange tijd in SAP Business One wilden zien. Met de invoering van de functie ‘Drawer of accounts’ kunnen gebruikers namen voor een bepaald tabblad wijzigen of toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld naar het tabblad activa gaan en de naam veranderen of een andere naam toevoegen. Dit maakt het eenvoudiger om de naam van bedrijfsmodellen snel en accuraat te wijzigen.

Andere ‘vergeten’ functies

Naast bovengenoemde functies van SAP Business One die wat minder bekend zijn, bevat de ERP-oplossing nog een aantal mogelijkheden die niet veel gebruikers kennen. Enkele van deze over het hoofd geziene functies zijn:

• Cash Flow Forecasting Dashboard
• Mobiele toepassing
• Assistent Bots
• Verkoop Analyse Dashboard
• Terugkerende transacties automatiseren
• Slepen en neerzetten functionaliteit
• Uitbreiding van het raster

De kracht van SAP Business One

In combinatie met de bekende functies, vormen deze verborgen mogelijkheden van SAP Business One een krachtige oplossing om de efficiëntie van je bedrijfsvoering te verhogen. Wil jij ook graag gebruik maken van SAP Business One om de bedrijfsprocessen efficiënter en soepeler te laten verlopen? Planlogic helpt je graag bij de implementatie van de ERP-software. Met meer dan 30 jaar ervaring met het invoeren van SAP Business One, beschikken wij over de expertise en ervaring om elk SAP Business One implementatie-project tot een goed einde te brengen. Tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek leggen we graag uit wat we voor jou kunnen betekenen.