Verkoopsvoorwaarden RecoMatics

Adres:

RecoMatics NV
Koedreef 48
9070 Destelbergen
België
+32(0)9 231 76 86

BTW: BE 0456.139.530

  1. Voorwerp

Onverminderd de toepassing van eventuele bijzondere voorwaarden die zijn opgenomen in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, zijn deze verkoopsvoorwaarden van toepassing op iedere aanbieding, offerte of overeenkomst tussen RecoMatics en haar klant. Ingeval van tegenstrijdigheid tussen deze verkoopsvoorwaarden en enige afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, gelden de bepalingen van de afzonderlijke schriftelijke overeenkomst boven de verkoopsvoorwaarden.

De gedetailleerde beschrijving van de producten en diensten is opgenomen in één of meerdere deelovereenkomsten, één of meerdere Statements of Work (SoW), bijlage(n)/offertes.

Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst wordt de rechtsverhouding tussen partijen geregeld door de huidige verkoopsvoorwaarden, waarvan de klant door de aanvaarding van de overeenkomst, verklaart kennis te hebben genomen en deze integraal te aanvaarden.

Aanvaarding van deze verkoopsvoorwaarden impliceert tevens dat de klant volledig verzaakt aan de toepassing van zijn eigen algemene (aankoop)voorwaarden.

Revisies of wijzigingen aan de verkoopsvoorwaarden zullen pas van kracht worden indien ze naar behoren schriftelijk tussen de Partijen zijn overeengekomen.

Indien de levering onderdelen bevat, zoals software of licenties van een derde partij, werkuren te presteren door een derde partij, hardware geleverd door een derde partij dan gelden de algemene verkoopsvoorwaarden van deze derde partij indien onverenigbaar met onderhavige voorwaarden.

Met “de overeenkomst” wordt elk document bedoeld die betrekking heeft op de opdracht of de levering die de klant aan RecoMatics toevertrouwt.

 

  1. Prijzen

De prijzen worden uitgedrukt in euro en berekend overeenkomstig de bepalingen en scope van de deelovereenkomst(en), SoW, bijlage(n) en offerte(s). Alle vermelde prijzen zijn excl. BTW, belastingen, taksen en heffingen van gelijk welke overheid, tenzij anders vermeld. Alle belastingen, taksen en/of heffingen, van welke aard ook, die betrekking hebben op de geleverde goederen/diensten of het transport ervan, met inbegrip van nieuwe belastingen, taksen en heffingen die na de totstandkoming van de overeenkomst zouden worden ingevoerd, zijn integraal ten laste van de klant.

Opgegeven prijzen gelden uitsluitend in geval van toepassing van de verkoopsvoorwaarden van RecoMatics. Toepassing van de aankoopvoorwaarden van de klant geeft aanleiding tot een verrekening in de aangeboden prijzen. De prijzen hebben uitsluitend betrekking op de scope die beschreven wordt in het bijhorende document. Elke wijziging van scope of bijkomende bestelling geeft aanleiding tot een prijsaanpassing. Elke toegekende korting is éénmalig en schept geen rechten naar de toekomst.

De prijzen van onderhoudscontracten en clouddiensten worden jaarlijks herzien volgens de Agoria-index. Andere prijsafspraken kunnen jaarlijks herzien worden om deze aan te passen aan de werkingskosten van RecoMatics. Het uitblijven van deze aanpassing gedurende één of meerdere jaren brengt geen verval van recht tot aanpassing mee. In dat geval behoudt RecoMatics zich het recht voor om niet eerder uitgevoerde aanpassingen met terugwerkende kracht uit te voeren.

 

  1. Betaling

De bedragen zijn betaalbaar netto zonder korting ten laatste 30 dagen na factuurdatum. De facturatie geschiedt conform de afspraken in de deelovereenkomst/SoW/offerte. De betaling gebeurt door overschrijving op het rekeningnummer: IBAN: BE95446962998158 BIC: KREDBEBB.

Alle betwistingen moeten voldoende gedetailleerd en gericht worden aan de maatschappelijke zetel binnen de 10 dagen na datum van de factuur.

Partijen komen overeen dat per verzonden aanmaning een bijkomende administratieve kost van € 25,00 mag aangerekend worden.

Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldag worden alle andere nog niet vervallen schuldvorderingen op de klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling opeisbaar. In dat geval behoudt RecoMatics zich het recht voor om de uitvoering van alle lopende bestellingen te schorsen tot volledige vereffening van alle openstaande bedragen en dit zonder voorafgaande ingebrekestelling, noch schadevergoeding aan de klant.

In geval van gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur op de vervaldag, is de klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, een maandelijkse verwijlintrest verschuldigd op het onbetaalde factuurbedrag, ten belope van 1% per begonnen maand tenzij de wettelijke intrestvoet hoger is, in welk geval de wettelijke intrestvoet geldt.

Ingeval van laattijdige betaling zal de schuldenaar naast de moratoire intrest een vergoeding verschuldigd zijn van 15% op de hoofdsom, met een minimum van 150,00 EUR, ter dekking van de buitengerechtelijke invorderingskosten veroorzaakt door de niet-betaling en onverminderd het recht om een vergoeding te vorderen voor andere schadeposten die niet louter zijn veroorzaakt door de niet-betaling.

Betalingen die de klant aan RecoMatics verricht, worden in de eerste plaats aangerekend op de door de klant verschuldigde kosten, daarna op de verschuldigde intrest en pas in de laatste plaats op de verschuldigde hoofdsom.

Indien er bij RecoMatics op enig moment twijfels rijzen omtrent de kredietwaardigheid van de klant door daden van gerechtelijke uitvoering tegen deze klant, bij niet-of laattijdige betaling van een of meerdere facturen en/of enige andere aanwijsbare gebeurtenis waaronder de betrokkenheid in enige insolventie-procedure, behoudt RecoMatics zich uitdrukkelijk het recht voor om voor de nog uit te voeren leveringen een voorafgaande betaling te eisen, dan wel andere zekerheden te vragen, zelfs indien de goederen reeds geheel of gedeeltelijk werden verzonden. Indien de klant weigert om op het verzoek van RecoMatics in te gaan, behoudt RecoMatics zich het recht voor om de overeenkomst middels een kennisgeving per gewone brief of e-mail onmiddellijk, eenzijdig, zonder rechterlijke machtiging en zonder enige vergoeding aan de klant te ontbinden. In voorkomend geval is de klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 15% van de totale prijs van de bestelling, onverminderd het recht van RecoMatics om een hogere vergoeding te vorderen mits bewijs van hogere werkelijk geleden schade.

RecoMatics kan op elk ogenblik, zelfs na faillissement van de klant of in een situatie van gerechtelijke tussenkomst, de tegoeden en schulden compenseren die wederzijds bestaan tussen RecoMatics en de klant. Deze compensatie kan uitgevoerd worden, ongeacht de vorm of het voorwerp van schulden en vorderingen, ongeacht de munteenheid of ongeacht het eisbare of niet eisbare karakter van de wederzijdse schulden of vorderingen. De berekening van deze compensatie wordt uitgevoerd in euro na, indien nodig, omrekening van de vreemde deviezen voor rekening van de klant.

 

  1. Duur

Overeenkomsten worden aangegaan voor een onbepaalde duur en worden van kracht op datum van ondertekening ervan. Ze blijven van kracht zolang een van de deelovereenkomsten, SoW of een bijlage van kracht is.

Artikels 11, 12, 8 ,9 en 10 die betrekking hebben op eigendomsrechten, geheimhouding, gegevensbescherming en niet-aanwerving van personeel blijven geldig, ook na het beëindigen van de overeenkomst en/of de deelovereenkomsten/SoW/bijlage.

Alle aanbiedingen of offertes van de RecoMatics zijn vrijblijvend en binden haar als dusdanig niet. Orders van een klant binden RecoMatics evenmin. Tussen RecoMatics en de klant komt pas een overeenkomst tot stand door de ondertekening tussen partijen van een orderbevestiging of enige andere schriftelijke overeenkomst.

De offertes van RecoMatics zijn gedurende een maand geldig, behoudens indien anders vermeld.

Onderhoudsovereenkomsten zijn steeds afgesloten voor een initiële periode van 3 jaar en worden daarna telkens stilzwijgend verlengd voor een periode van één jaar.

Het beëindigen van de onderhoudsovereenkomst kan door beide partijen mits een vooropzeg via aangetekend schrijven van drie maand voor de vervaldag.

De opzeggingsmodaliteiten van de deelovereenkomsten worden in de overeenkomsten zelf beschreven. Bij vroegtijdige opzeg van dergelijke deelovereenkomst worden steeds de reeds gepresteerde uren of geleverde goederen in rekening gebracht en zijn eventuele betaalde bedragen niet recupereerbaar.

Het contract neemt automatisch een einde door het overlijden, het kennelijk onvermogen, de vereffening of het faillissement van de klant en dit op het ogenblik dat de betalingen aan RecoMatics gestaakt worden.

 

  1. Levering

De producten en diensten worden geleverd volgens de termijnen zoals opgegeven in de deelovereenkomst, SoW of de bijlage/offerte. De klant erkent dat ingeval van maatwerk de opgegeven termijnen afhankelijk kunnen zijn van de beschikbaarheid van de klant om beslissingen te nemen en informatie te verstrekken.

Behoudens anders opgenomen in de deelovereenkomst, SoW of de bijlage/offerte zijn de levertermijnen indicatief en is dit ten aanzien van RecoMatics slechts een middelenverbintenis. Niet-nakoming van de leveringsdatum zal geen aanleiding geven tot schadevergoeding wegens vertraging.

RecoMatics kan voor het verstrekken van diensten of de levering van goederen een beroep doen op onderaannemers zonder dat hiervoor de toestemming van de klant nodig is. RecoMatics behoudt de volledige verantwoordelijkheid voor de levering van de betreffende deelovereenkomst, SoW of offerte.

 

  1. Aansprakelijkheid

RecoMatics is slechts aansprakelijk voor schade veroorzaakt door bewezen tekortkomingen die rechtstreeks aan haar toe te schrijven zijn binnen de grenzen van dit artikel. In geval van schade zal de klant hiervoor RecoMatics schriftelijk in gebreke stellen en gedetailleerd de aard van de tekortkoming beschrijven. De ingebrekestelling dient RecoMatics een redelijke periode te geven om de tekortkoming te verhelpen.

RecoMatics zal in dat geval gehouden zijn om de door haar (personeel) veroorzaakte en door de Klant bewezen rechtstreekse schade uitsluitend aan RecoMatics toe te wijzen, te herstellen, beperkt tot het maximumbedrag van 25% van de totale implementatiekost ongeacht of de vordering ingesteld is op contractuele (o.a. via SLA’s) dan wel op buitencontractuele grondslag. Indien de duur van de opdracht 1 jaar overschrijdt is de aansprakelijkheid beperkt tot de jaarlijkse waarde van de opdracht.

Als RecoMatics de fout op eigen kosten herstelt, kan de klant geen aanspraak maken op een schadevergoeding.

In geen geval is RecoMatics aansprakelijk voor:

  • Schade die geheel of gedeeltelijk veroorzaakt is door hardware of software geleverd of aangemaakt door derden, of door enig ander element aanwezig in het bedrijf van de Klant, of in het bedrijf van de Klant gebracht na de ondertekening van huidige overeenkomst;
  • Vorderingen door een derde die ingesteld worden tegen de Klant.
  • Om het even welk geval van winst en of omzetderving.
  • Om het even welke andere gevolgschade, onrechtstreekse schade, economisch direct of indirect verlies.

Het recht op schadevergoeding voor fouten rechtstreeks toe te schrijven aan RecoMatics vervalt drie (3) maanden na het zich voordoen van de vermeende fout.

 

  1. Overmacht

RecoMatics is niet aansprakelijk voor een vertraging of niet-uitvoering van haar verbintenissen indien deze te wijten is aan overmacht. Voorbeelden van overmacht zijn oorlog, oproer, rellen, ontploffingen, stakingen of sociale conflicten, gebreken in de apparatuur van de klant, defecten in de telecommunicatie- en IT-apparatuur van derden of de onmiddellijke beëindiging door een leverancier van de samenwerking tussen RecoMatics en deze leverancier, zonder dat deze beëindiging het gevolg is van een materiële tekortkoming van RecoMatics. Indien overmacht RecoMatics belet om haar verbintenissen krachtens de Overeenkomst gedurende een ononderbroken periode van meer dan drie (3) maanden na te komen, dan kan de klant de samenwerking beëindigen zonder vergoeding.

Aangezien de verbintenis van de klant jegens RecoMatics in essentie een betalingsverplichting uitmaakt, wordt overmacht in hoofde van de klant hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.

 

  1. Geheimhouding 

RecoMatics verbindt zich tot geheimhouding van alle informatie over de klant, haar cliënteel, haar projecten en investeringen, die RecoMatics of haar aangestelden op om het even welke manier ontvangen naar aanleiding van of tijdens de uitvoering van deze overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende deelovereenkomsten, SoW en bijlagen.

Deze informatie zal door RecoMatics niet aan derden worden kenbaar gemaakt zonder voorafgaandelijke en schriftelijke toestemming van de klant.

Beide partijen verbinden zich ertoe met de melding ‘CONFIDENTIEEL’ gemerkte documenten terug te bezorgen of te vernietigen (naar keuze van de tegenpartij) van zodra deze informatie voor de uitvoering van de overeenkomst, hetzij de deelovereenkomst, hetzij de SoW of bijlage, niet meer nodig is.

In het algemeen zullen de beide partijen ter geheimhouding van de bedrijfsinformatie waarover zij in verband met de wederpartij beschikken, dezelfde voorzorgen nemen als zij zouden nemen om het ongeoorloofde gebruik, de verspreiding of de publicatie van eigen bedrijfsinformatie van analoge aard te verhinderen. RecoMatics zal alle informatie over cliënten van de klant die zij tijdens de uitvoering van de overeenkomst of daaruit voortvloeiende deelovereenkomsten, SoW of bijlagen zou verkrijgen onmiddellijk vernietigen en een bijzondere waakzaamheid aan de dag leggen om de verspreiding ervan te voorkomen.

De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

  • Publiek beschikbaar is of wordt.
  • Op rechtmatige wijze is verkregen van derden.
  • Op totaal van de wederpartij onafhankelijke manier zelf is ontwikkeld of ontdekt.

Het is RecoMatics evenwel toegelaten om de naam en het logo van de klant, zowel tijdens als na de overeenkomst, op haar referentielijst te vermelden en deze referentielijst publiek te maken.

 

  1. Gegevensbescherming/-verwerking

Beide partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om de bepalingen van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (GDPR) na te leven.

RecoMatics zal de door de klant ter beschikking gestelde persoonsgegevens of alle andere data die al of niet persoonsgegevens bevat, uitsluitend in opdracht van de klant gebruiken in het kader van de uitvoering van een specifieke opdracht, een deelovereenkomsten of een SoW en deze enkel gebruiken zolang dit nodig is.

Na de uitvoering zal RecoMatics met toestemming van de klant, enkel die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om supportcases te ondersteunen.

De klant verzekert dat alle gegevens die hij in het kader van een opdracht aan RecoMatics ter beschikking stelt, wettelijk aan RecoMatics worden meegedeeld conform de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de verwerking van persoonsgegevens. De klant machtigt RecoMatics deze gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks of onrechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht.

De klant machtigt RecoMatics eveneens om de verwerkte geanonimiseerde data intern in te zetten voor zijn continue productverbetering.

Indien RecoMatics in het kader van een opdracht voor de klant persoonsgegevens verwerkt zal hiervoor een specifieke dataprocessing agreement afgesloten worden met de Klant.

 

  1. Informatie – en consultatieverplichting

De klant zal aan RecoMatics alle informatie verzoeken die noodzakelijk is opdat de klant een inzicht krijgt in de exacte inhoud van de diensten die zullen worden geleverd en de kenmerken van de aangeboden producten. In principe staat deze informatie voldoende beschreven in de deelovereenkomsten, SoW en bijlagen/offertes, maar de klant heeft te allen tijde de mogelijkheid om verduidelijkingen van RecoMatics te vragen.

De klant erkent dat RecoMatics in het kader van deze overeenkomst en alle eruit volgende deelovereenkomsten, SoW en bijlagen/offertes heeft voldaan aan zijn plicht om de klant te informeren.

 

  1. Overdracht van eigendom en risico van geleverde goederen

De eigendom van het verkochte goed (bijv. scanner) zal pas worden overgedragen op de klant na volledige voldoening door de klant van al hetgeen als tegenprestatie van de door RecoMatics geleverde of te leveren goederen en diensten aan RecoMatics verschuldigd is, met inbegrip van de betaling van de overeengekomen prijs, kosten, intrest en eventuele schadevergoedingen. Niettemin zullen de risico’s van het verlies of de vernietiging van het verkochte goed integraal worden gedragen door de klant vanaf het moment dat het verkochte goed aan hem geleverd werd.

Tot het ogenblik dat de eigendom van het verkochte goed effectief aan de klant is overgedragen, (i) is het de klant uitdrukkelijk verboden om de geleverde goederen als betaalmiddel aan te wenden, te verpanden of te bezwaren met enig ander zekerheidsrecht; (ii) zal de klant op de geleverde goederen een teken aanbrengen dat duidelijk leesbaar weergeeft dat de geleverde goederen eigendom blijven van RecoMatics. Voor zover als nodig wordt onderhavige clausule voor elke levering geacht te zijn herhaald. De klant verbindt zich ertoe om RecoMatics onmiddellijk via aangetekende brief te verwittigen van elk beslag dat door een derde op de geleverde goederen zou zijn gelegd.

 

  1. Intellectuele rechten

RecoMatics blijft eigenaar van alle door haar ontwikkelde software en behoudt daarop alle rechten. Niets in de overeenkomst kan worden opgevat of uitgelegd als een overdracht van de intellectuele eigendomsrechten van RecoMatics aan de klant.

De klant verwerft voor de duur van de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de software voor zijn eigen interne zakelijke doeleinden te gebruiken (“Gebruiksrecht”). Bij beëindiging van de overeenkomst loopt het Gebruiksrecht ten einde. De klant mag de software niet gebruiken voor andere doelstellingen dan waarvoor het Gebuiksrecht verkregen werd of de software op een manier gebruiken die niet strookt met het normale gebruik. RecoMatics behoudt zich het recht voor om updates, upgrades en nieuwe versies van de software te implementeren en zonder vergoeding, de toegang tot de software voor een redelijke termijn op te schorten voor onderhouds- of installatiedoeleinden.

De beperkingen aan het gebruik van software en documentatie door derden ontwikkeld en door RecoMatics verworven, zijn vastgelegd in de toepasselijke licentievoorwaarden en documentatie-voorwaarden voor het betrokken product, zoals opgesteld en opgelegd door de producent of de verdeler ervan.

RecoMatics zal voor de klant de nodige licenties verwerven en overdragen.

De klant zal zich hiernaar richten en zal RecoMatics vrijwaren in geval de producent of de verdeler van deze producten tegen RecoMatics een vordering instelt wegens vermeende inbreuk op zijn eigendomsrechten door de niet-naleving van de licentievoorwaarden zoals deze aan de klant werden meegedeeld.

Wat betreft de upgrade politiek van software van derden schikt RecoMatics zich naar de politiek van de betreffende leverancier. Eventuele extra kosten door die leverancier aangerekend zullen aan de klant vooraf gecommuniceerd worden alvorens tot verbintenis over te gaan. De eindbeslissing berust in voorkomend geval bij de klant op advies van RecoMatics.

 

  1. Personeel, niet aanwerving

RecoMatics behoudt zich het recht voor te bepalen welke medewerker wordt toegewezen aan een opdracht, alsook om deze medewerker te veranderen gedurende de opdracht.

RecoMatics en de klant verbinden zich ertoe om gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot een (1) jaar na de beëindiging ervan, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, geen medewerkers van deze andere partij, rechtstreeks of onrechtstreeks (bijv. als consultant, onafhankelijk adviseur, via een vennootschap etc.) te werk te stellen. In geval van schending van deze bepaling, zal de partij die deze bepaling geschonden heeft een schadevergoeding verschuldigd zijn aan de andere partij ten belope van het brutojaarloon (met inbegrip van alle voordelen waarop de betreffende werknemer gerechtigd was) en de werkgeversbijdragen van de desbetreffende medewerker op het ogenblik van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

 

  1. Ondertekening

In het geval een ondertekend exemplaar meegedeeld wordt via e-mail met een “.pdf” of “.jpeg” gegevensbestand of via een andere exacte kopie, zal de erin opgenomen handtekening een geldige en bindende verbintenis creëren in hoofde van de ondertekenaar (of in wiens naam en voor wiens rekening de handtekening werd geplaatst) met dezelfde waarde, kracht en effect alsof ze origineel was.

De persoon die deze voorwaarden aanvaardt in naam van een entiteit verklaart dat hij de wettelijke bevoegdheid heeft om de overeenkomst aan te gaan in naam van die entiteit.

 

  1. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze overeenkomst en haar bijlagen, de deelovereenkomsten en SoW die eruit voortvloeien, worden uitsluitend beheerst door het Belgische recht.

De toepassing van het Weens Koopverdrag van 11 april 1980 wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

Alle geschillen tussen partijen omtrent overeenkomsten die aan deze verkoopsvoorwaarden zijn onderworpen, behoren uitsluitend tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent.

Conditions de vente de RecoMatics

Adresse:

RecoMatics NV
Koedreef 48
9070 Destelbergen
Belgique
+32(0)9 231 76 86

BTW: BE 0456.139.530

  1. Objet

Sans préjudice de l’application d’éventuelles conditions spéciales fixées dans un contrat écrit distinct, les présentes conditions de vente s’appliquent à toute offre, tout devis ou tout contrat entre RecoMatics et son client. En cas de contradiction entre les présentes conditions de vente et un contrat écrit distinct, les dispositions du contrat écrit distinct prévaudront sur les conditions de vente.

La description détaillée des produits et services est consignée dans un ou plusieurs contrats partiels, un ou plusieurs cahiers des charges (SoW), annexe(s)/devis.

Sauf contrat écrit différent, les relations juridiques entre les parties sont régies par les présentes conditions de vente que le client, en signant le contrat, déclare accepter dans leur intégralité après en avoir pris connaissance.

L’acceptation de ces conditions de vente implique également que le client renonce pleinement à appliquer ses propres conditions générales (d’achat).

Les révisions ou les modifications des conditions de vente ne prennent effet que si elles ont été dûment convenues par écrit entre les parties.

Dans le cas où la livraison contiendrait des éléments tels que des logiciels ou des licences d’un tiers, des heures de travail à effectuer par un tiers, du matériel fourni par un tiers, les conditions générales de vente de ce tiers s’appliquent si elles sont incompatibles avec les présentes conditions.

« Le contrat » désigne tout document relatif à la commande ou à la livraison que le client confie à RecoMatics.

  1. Prix

Les prix sont exprimés en euros et calculés conformément aux dispositions et au contenu du (ou des) contrat(s) partiel(s), du (ou des) cahier(s) des charges (SoW), de l’annexe (ou des annexes) et du (ou des) devis. Tous les prix mentionnés s’entendent hors TVA, impôts, taxes et droits d’une quelconque administration publique, sauf indication contraire. Tous les impôts, taxes et/ou droits, quelque soit leur nature, relatifs aux biens/services livrés ou à leur transport, y compris les nouveaux impôts, taxes ou droits instaurés après la conclusion du contrat, sont intégralement à la charge du client.

Les prix indiqués ne sont valables qu’en cas d’application des conditions de vente de RecoMatics. L’application des conditions d’achat du client donne lieu à facturation aux prix proposés. Les prix portent exclusivement sur le contenu décrit dans le document correspondant. Toute modification du contenu ou commande supplémentaire donne lieu à un ajustement des prix. Toute remise accordée est unique et ne crée aucun droit pour l’avenir.

Les prix des contrats de maintenance et des services cloud sont revus annuellement en fonction de l’indice Agoria. Les autres accords sur les prix peuvent être revus annuellement pour les ajuster aux coûts de fonctionnement de RecoMatics. L’absence d’un tel ajustement pendant une ou plusieurs années n’entraîne pas la déchéance du droit à l’ajustement. Dans ce cas, RecoMatics se réserve le droit de procéder à des ajustements qui n’ont pas été effectués auparavant, avec effet rétroactif.

  1. Paiement

Les montants sont dus nets, sans escompte, au plus tard à 30 jours date de facture. La facturation s’effectue conformément à ce qui a été convenu dans le contrat partiel / le cahier des charges (SoW) / le devis. Le paiement s’effectue par virement bancaire sur le compte numéro : IBAN : BE95446962998158 BIC : KREDBEBB.

Toute contestation doit être suffisamment détaillée et adressée au siège social dans les 10 jours suivant la date de la facture.

Les parties conviennent qu’un coût administratif supplémentaire de 25,00 € peut être facturé par rappel envoyé.

Le non-paiement d’une facture à la date d’échéance rend exigibles de plein droit et sans mise en demeure préalable toutes les autres créances sur le client non encore échues. Dans ce cas, RecoMatics se réserve le droit de suspendre l’exécution de toutes les commandes en cours jusqu’au règlement intégral de tous les montants à recouvrer, et ce sans mise en demeure préalable, ni indemnisation du client.

En cas de non-paiement total ou partiel d’une facture à la date d’échéance, le client est redevable, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’un intérêt de retard mensuel sur le montant dû de la facture s’élevant à 1 % par mois commencé, sauf si l’intérêt au taux légal est supérieur, auquel cas ce dernier s’applique.

En cas de retard de paiement, en plus des intérêts moratoires, le débiteur sera redevable d’une indemnité de 15 % sur le montant principal, avec un minimum de 150,00 EUR, pour couvrir les frais de recouvrement extrajudiciaires causés par le non-paiement et sans préjudice du droit de réclamer une indemnisation pour d’autres dommages qui ne sont pas exclusivement causés par le non-paiement.

Les paiements effectués par le client à RecoMatics sont d’abord imputés sur les frais dus par le client, puis sur les intérêts dus et enfin seulement sur le montant principal dû.

À tout moment, si RecoMatics a des doutes sur la solvabilité du client en raison d’actes d’exécution judiciaire contre ce client, d’un non-paiement ou d’un retard de paiement concernant une ou plusieurs factures et/ou de tout autre événement manifeste, y compris l’implication dans une procédure d’insolvabilité, RecoMatics se réserve expressément le droit d’exiger un paiement préalable pour les livraisons restant à effectuer ou de demander d’autres garanties, même dans le cas où les produits auraient déjà été expédiés en totalité ou en partie. Si le client refuse de se conformer à la demande de RecoMatics, RecoMatics se réserve le droit de résilier le contrat, moyennant une notification par simple lettre ou par courriel, immédiatement, unilatéralement, sans autorisation judiciaire et sans aucune indemnisation du client. Le cas échéant, le client sera redevable d’une indemnité forfaitaire de 15% du prix total de la commande, sans préjudice du droit de RecoMatics de réclamer une indemnité plus élevée, à condition de fournir la preuve d’un dommage réel subi plus important.

RecoMatics peut à tout moment, même après la faillite du client ou en cas d’intervention judiciaire, compenser les créances et les dettes réciproques entre RecoMatics et le client. Cette compensation peut être effectuée quels que soient la forme ou l’objet des dettes et des créances, quelle que soit l’unité monétaire et que les dettes ou les créances réciproques aient un caractère exigible ou non. Le calcul de cette compensation est effectué en euros après, si nécessaire, conversion des devises pour le compte du client.

  1. Durée

Les contrats sont conclus pour une durée indéterminée et entrent en vigueur à la date de leur signature. Ils restent en vigueur aussi longtemps que l’un des accords partiels, l’un des cahiers des charges (SoW) ou une annexe est en vigueur.

Les articles 11, 12, 8, 9 et 10 concernant les droits de propriété, la confidentialité, la protection des données et la non-sollicitation du personnel restent valables même après le terme du contrat et/ou des accords partiels / des cahiers des charges (SoW) / de l’annexe.

Toutes les offres et tous les devis de RecoMatics sont sans engagement et de ce fait ne sont pas contraignants pour RecoMatics. Les commandes des clients n’engagent pas non plus RecoMatics. La conclusion d’un contrat entre RecoMatics et un client ne s’effectue que par la signature par les parties d’une confirmation de commande ou de tout autre contrat écrit.

Les devis établis par RecoMatics sont valables pendant un mois, sauf indication contraire.

Les contrats de maintenance sont toujours conclus pour une période initiale de 3 ans et sont ensuite reconduits tacitement pour une période d’un an, d’année en année.

L’une ou l’autre des parties peut mettre fin au contrat de maintenance par l’envoi d’une lettre recommandée à condition de respecter un préavis de trois mois avant la date d’échéance.

Les modalités de résiliation des contrats partiels sont indiquées dans ces contrats mêmes. En cas de résiliation anticipée d’un tel contrat partiel, les heures déjà effectuées et les produits déjà livrés seront toujours facturés et les montants éventuellement payés ne pourront pas être récupérés.

Le contrat prend fin automatiquement en cas de décès, d’insolvabilité manifeste, de liquidation ou de faillite du client et ce au moment où cessent les paiements à RecoMatics.

  1. Livraison

Les produits et services sont livrés selon les délais indiqués dans le contrat partiel, le cahier des charges (SoW) ou l’annexe/le devis. Le client reconnaît que, dans le cas d’un travail réalisé sur mesure, les délais indiqués peuvent dépendre de la disponibilité du client pour la prise de décisions et la fourniture d’informations.

Sauf indication contraire dans le contrat partiel, le cahier des charges (SoW) ou l’annexe/le devis, les délais de livraison sont indicatifs et ne constituent, en ce qui concerne RecoMatics, qu’une obligation de moyens. Le non-respect de la date de livraison ne donnera pas lieu à une indemnisation pour retard.

RecoMatics peut faire appel à des sous-traitants pour la fourniture de services ou la livraison de produits sans avoir pour cela besoin du consentement du client. RecoMatics conserve l’entière responsabilité de la livraison du contrat partiel, du cahier des charges (SoW) ou du devis concerné.

  1. Responsabilité

RecoMatics n’est responsable des dommages résultant de manquements prouvés qui lui sont directement imputables que dans les limites du présent article. En cas de dommages, le client adressera, par écrit, une mise en demeure à RecoMatics et donnera une description détaillée de la nature du manquement. La mise en demeure doit accorder un délai raisonnable à RecoMatics pour remédier au manquement.

RecoMatics sera dans ce cas tenue de réparer les dommages directs causés par (le personnel de) RecoMatics, prouvés par le Client et exclusivement imputables à RecoMatics, à concurrence d’un montant maximum de 25 % du coût total de l’implémentation, et ce, que l’action ait été intentée sur une base contractuelle (entre autres, par le biais d’un contrat de services informatiques) ou extracontractuelle. Dans le cas où la durée de la mission dépasserait 1 an, la responsabilité serait limitée à la valeur annuelle de la mission.

Si RecoMatics répare la faute à ses propres frais, le client ne pourra prétendre à aucune indemnisation.

En aucun cas, RecoMatics ne pourra être tenue responsable :

  • Des dommages totalement ou partiellement causés par du matériel ou des logiciels fournis ou réalisés par des tiers, ou par tout autre élément présent dans l’entreprise du Client, ou introduit dans l’entreprise du Client après la signature du présent contrat ;
  • Des actions intentées contre le Client par un tiers.
  • De tout cas de manque à gagner.
  • De tout autre dommage consécutif ou indirect, de toute autre perte économique directe ou indirecte.

Le droit à indemnisation pour les fautes directement imputables à RecoMatics se prescrit trois (3) mois après la survenance de la faute présumée.

  1. Force majeure

RecoMatics n’est pas responsable d’un retard ou d’une inexécution de ses obligations si ce retard ou cette inexécution est attribuable à un cas de force majeure. Les événements suivants sont des exemples de cas de force majeure : guerres, révoltes, émeutes, explosions, grèves ou conflits sociaux, défauts dans l’équipement du client, défaillances des équipements informatiques et de télécommunication de tiers ou l’annulation sans délai par un fournisseur de la collaboration entre ce dernier et RecoMatics, sans que cette annulation résulte d’un manquement matériel de RecoMatics. Si un cas de force majeure empêche RecoMatics de remplir ses obligations en vertu du Contrat pendant une période ininterrompue de plus de trois (3) mois, le client peut mettre fin à la collaboration sans indemnisation.

Étant donné que l’obligation du client envers RecoMatics constitue essentiellement une obligation de paiement, le cas de force majeure du client est, par là même, expressément exclu.

  1. Confidentialité

RecoMatics s’engage à protéger la confidentialité de toutes les informations que RecoMatics ou ses employés obtiennent sur le client, sa clientèle, ses projets et ses investissements, de quelque manière que ce soit, à la suite de ou pendant l’exécution du présent contrat et de l’ensemble des contrats partiels, des cahiers des charges (SoW) et des annexes qui en résultent.

RecoMatics ne révélera aucune de ces informations à des tiers sans le consentement préalable et écrit du client.

Chaque partie s’engage à restituer ou à détruire (au choix de l’autre partie) les documents portant la mention « CONFIDENTIEL » dès que les informations qu’ils contiennent ne sont plus nécessaires à l’exécution du contrat, du contrat partiel, du cahier des charges (SoW) ou de l’annexe.

De façon générale, pour protéger la confidentialité des informations dont elle dispose sur l’entreprise de son cocontractant, chaque partie prend les mêmes précautions que celles qu’elle prendrait pour empêcher l’utilisation non autorisée, la distribution ou la publication d’informations de nature similaire sur sa propre entreprise. RecoMatics détruira immédiatement toutes les informations qu’elle obtiendrait sur les clients de son client pendant l’exécution du contrat ou des contrats partiels, des cahiers des charges (SoW) ou des annexes qui en résultent et observera une vigilance particulière afin d’empêcher leur diffusion.

L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui :

  • ont déjà été ou seront rendues publiques.
  • ont été obtenues légalement auprès de tiers.
  • ont été développées ou découvertes de façon totalement indépendante du cocontractant.

Toutefois, RecoMatics est autorisé à mentionner sur sa liste de références le nom et le logo du client, tant pendant qu’après l’exécution du contrat, et à rendre cette liste publique.

  1. Protection/traitement des données

Chaque partie s’engage par principe et explicitement à respecter les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGDP).

RecoMatics utilisera les données personnelles fournies par le client, ou toute autre information comportant ou non des données personnelles, exclusivement sur demande du client dans le cadre de l’exécution d’une mission particulière, d’un contrat partiel ou d’un cahier des charges (SoW) et juste pendant le temps nécessaire.

Après exécution, RecoMatics, avec le consentement du client, ne conservera que les données dont elle a besoin pour répondre aux demandes d’assistance.

Le client garantit que toutes les données qu’il met à la disposition de RecoMatics dans le cadre d’une mission seront légalement communiquées à RecoMatics, conformément à la législation sur la protection de la vie privée et le traitement des données à caractère personnel. Le client autorise Recomatics à communiquer ces données à toutes les personnes, institutions et organismes qui participent directement ou indirectement à l’exécution de la mission.

Le client autorise également RecoMatics à utiliser les données traitées et anonymisées en interne, aux fins d’amélioration continue de ses produits.

Dans le cas où RecoMatics aurait à traiter des données personnelles dans le cadre d’une mission pour le client, un accord spécifique sur le traitement des données sera conclu avec le client pour ce faire.

  1. Obligation d’information et de consultation

Le client demandera à RecoMatics toutes les informations dont il a besoin pour comprendre le contenu exact des services qui seront fournis et les caractéristiques des produits qui sont proposés. En principe, les descriptions de ces informations dans les contrats partiels, les cahiers des charges (SoW) et les annexes/devis sont suffisantes ; néanmoins, le client a la possibilité, à tout moment, de demander des explications complémentaires à RecoMatics.

Le client reconnaît que, dans le cadre de ce contrat et de tous les contrats partiels, les cahiers des charges (SoW) et les annexes/devis qui en résultent, RecoMatics a rempli son obligation d’information du client.

  1. Transfert de la propriété et des risques des biens livrés

La propriété des biens vendus (un scanner par exemple) ne sera transférée au client qu’après règlement intégral par le client du montant total dû à RecoMatics, y compris le paiement du prix, des coûts, d’éventuelles indemnités et des intérêts convenus, en contrepartie des biens et services livrés ou à livrer par RecoMatics. Néanmoins, les risques de perte ou de destruction des biens vendus seront intégralement supportés par le client à partir du moment où les biens vendus lui sont livrés.

Jusqu’au moment où la propriété des biens vendus est effectivement transférée au client, (i) il est expressément interdit au client d’utiliser les biens livrés comme moyen de paiement, de les mettre en gage ou de les grever de toute autre sûreté ; (ii) le client apposera un marquage sur les biens livrés indiquant de façon clairement lisible que les biens livrés restent la propriété de RecoMatics. Pour autant que de besoin, la présente clause est réputée être réitérée pour chaque livraison. Le client s’engage à informer immédiatement RecoMatics, par lettre recommandée, de toute saisie effectuée par un tiers et portant sur les biens livrés.

  1. Propriété intellectuelle

RecoMatics reste propriétaire de tous les logiciels qu’elle a développés et conserve tous les droits sur ces logiciels. Rien dans le contrat ne peut être interprété ou expliqué comme un transfert des droits de propriété intellectuelle de RecoMatics au client.

Le client acquiert, pour la durée du contrat, le droit limité, non exclusif et non transférable d’utiliser le logiciel pour les besoins internes de son entreprise (« Droit d’utilisation »). Le Droit d’utilisation prend fin au terme du contrat. Le client n’est pas autorisé à utiliser le logiciel pour des objectifs autres que ceux pour lesquels le Droit d’utilisation a été obtenu, ni à utiliser le logiciel d’une manière qui ne correspond pas à une utilisation normale. RecoMatics se réserve le droit d’implémenter des mises à jour, des mises à niveau et de nouvelles versions du logiciel, ainsi que de suspendre l’accès au logiciel, sans compensation, pendant un délai raisonnable à des fins de maintenance ou d’installation.

Les restrictions d’utilisation des logiciels et de la documentation développés par des tiers et acquis par RecoMatics sont fixées dans les conditions de licence et dans les conditions de la documentation applicables au produit concerné, telles que définies et imposées par le fabricant ou son distributeur.

RecoMatics acquerra les licences nécessaires au client et les transférera.

Le client se conformera à ces dispositions et préservera RecoMatics au cas où le fabricant ou le distributeur de ces produits intenterait une action contre RecoMatics pour violation présumée du droit de propriété en raison du non-respect des conditions de licence telles que communiquées au client.

En ce qui concerne la politique de mise à niveau des logiciels de tiers, RecoMatics s’aligne sur la politique du fournisseur concerné. Les éventuels frais supplémentaires facturés par ce fournisseur seront communiqués à l’avance au client, avant qu’il ne s’engage. Le cas échéant, la décision finale revient au client sur les conseils de RecoMatics.

  1. Le personnel (non-sollicitation)

RecoMatics se réserve le droit de choisir le collaborateur qu’elle affectera à une mission, ainsi que de décider de le remplacer au cours de la mission.

RecoMatics et le client s’engagent, pendant la durée du contrat et jusqu’à un (1) an après son terme, à ne pas embaucher de collaborateurs de l’autre partie, directement ou indirectement (par exemple comme consultant, conseiller indépendant, par l’intermédiaire d’une société, etc.), sans le consentement écrit préalable de cette autre partie. En cas de violation de cette disposition, la partie qui l’a enfreinte sera tenue de verser à l’autre partie une indemnité à hauteur du salaire annuel brut (y compris tous les avantages auxquels l’employé concerné avait droit) et des cotisations patronales de l’employé concerné au moment du terme du contrat de travail.

  1. Signatures

Dans le cas où un exemplaire signé serait communiqué au moyen d’un courrier électronique, avec un fichier de données au format PDF ou JPEG, ou au moyen d’une autre copie exacte, la signature y figurant constituera un engagement valable et contraignant pour le signataire (ou pour l’entité au nom et pour le compte de laquelle la signature a été apposée) avec la même valeur, la même force et le même effet que s’il s’agissait de l’original.

La personne qui accepte les présentes conditions au nom d’une entité déclare qu’elle dispose de la compétence légale pour conclure le contrat au nom de cette entité.

  1. Droit applicable et tribunal compétent

Le présent contrat et ses annexes, les contrats partiels et les cahiers des charges (SoW) qui en résultent, sont exclusivement régis par le droit belge.

L’application de la Convention de Vienne sur les ventes du 11 avril 1980 est expressément exclue.

Tous les litiges entre les parties concernant les contrats soumis aux présentes conditions de vente relèvent exclusivement de la compétence des tribunaux de l’arrondissement de Flandre-Orientale, division de Gand.