Alles wat je moet weten over ERP-implementatie

Stel het projectteam nauwkeurig samen

Het succes van de implementatie van het nieuwe ERP-systeem valt of staat met de kwaliteit van het team dat hiervoor verantwoordelijk is. Kies daarom uit uw organisatie mensen met voldoende kennis van de organisatie en (bij voorkeur) ervaring met ERP voor deelname aan het projectteam. Niet alleen medewerkers van de eigen organisatie maken deel uit van dit team; ook personeel van de ERP-leverancier of het bedrijf dat de implementatie verzorgt maken deel uit van dit projectteam. Let ook goed op de ervaring van deze medewerkers met het gekozen ERP pakket en hun ervaring bij soortgelijke bedrijven als het uwe. Besteed ook aandacht aan de ‘klik’ tussen deze ‘externe’ teamleden en de mensen van het eigen bedrijf die lid zijn van het team. Om het team goed sturing te geven, is het ook belangrijk een projectmanager te selecteren met inhoudelijke kennis en autoriteit. 

Behoud van focus

De leden van het projectteam moeten genoeg tijd hebben om deel te nemen aan de implementatie van het nieuwe ERP-systeem. Maak hen zoveel als mogelijk vrij van dagelijkse werkzaamheden en zorg dat zij geen deel uitmaken van andere projectteams . Door de focus op de implementatie van het ERP-systeem te leggen én te houden, vergroot je de kans dat deze succesvol verloopt.

Omgaan met verandering in bedrijfsprocessen

Aangezien een ERP-systeem als geïntegreerde softwareoplossing meerdere bedrijfsprocessen ondersteunt, zal tijdens de implementatie ervan de behoefte ontstaan om enkele van deze bedrijfsprocessen aan te passen. Het doorvoeren van kleine wijzigingen in een beperkt aantal bedrijfsprocessen is geen probleem, maar bij grote wijzigingen kan er weerstand binnen de organisatie ontstaan om met het nieuwe ERP pakket te gaan werken. Zorg er daatom bij de keuze van een nieuw ERP pakket voor dat het pakket voldoende flexibel is om aan te passen aan de werkwijze van de organisatie. Wanneer processen toch aangepast dienen te worden, vanwege het pakket of om een verbetering door te voeren, besteedt dan voldoende aandacht aan “verander management”..

Testen, testen en nog eens testen

Het is essentieel om tijdens het implementatieproces het ERP-systeem regelmatig te testen. Begin hier zo vroeg mogelijk mee en blijf gedurende het traject ook zo vaak mogelijk testen. De resultaten van deze tests vormen input voor het projectteam om de kinderziektes uit het ERP-systeem te halen. Door deze problemen vroegtijdig te signaleren, kan de leverancier of de implementatiepartner van het ERP-systeem deze oplossen voordat het systeem in gebruik wordt genomen.  Door bovendien het testen te automatiseren via ‘test tooling’ kan het vaak intensieve en repeterende testen een stuk eenvoudiger en efficiënter worden gemaakt. Leveranciers of implementatiepartners zoals Planlogic kunnen je hier meer over vertellen.

Betrek de gebruikers bij het proces

Door de toekomstige gebruikers van het ERP-systeem al vroeg tijdens het implementatieproces bij het traject te betrekken, verhoog je hun betrokkenheid en de kans dat ze het systeem accepteren. Dit begint al vroeg tijdens de ontwerpfase waarin gebruikers hun wensen kenbaar maken en loopt via training door naar oefenen en gebruikers acceptatie testen. Door daarnaast via nieuwsbrieven en/of interne overleggen de rest van de organisatie op de hoogte te houden, wordt de kans van een brede acceptatie bij ingebruikname straks sterk vergroot.

Pak de moeilijkste bedrijfsprocessen eerst op

Stel voordat je begint met het implementatieproces eerst vast welke data je wilt meenemen naar het nieuwe ERP-systeem. Verwijder de data die je niet wilt overzetten en pak daarna als eerste de moeilijkste bedrijfsprocessen op met het projectteam. Zo zorg je dat je genoeg tijd hebt om eventuele problemen op te lossen die bij deze bedrijfsprocessen ontstaan tijdens het implementeren van het nieuwe ERP-systeem.

Meer weten over ERP-implementatie?

Binnen Planlogic hebben we jarenlange ervaring met het implementeren van het ERP-systeem SAP Business One bij bedrijven in het midden- en kleinbedrijf. SAP Business One is de nummer 1 ERP software voor MKB bedrijven en wordt wereldwijd gebruikt in verschillende sectoren. Uiteraard gaan we graag d met u in gesprek om te verkennen wat Planlogic voor uw organisatie kan betekenen.