8 tips om SAP Business One succesvol te implementeren

Het migreren naar een nieuw ERP systeem, zoals SAP Business One, is een behoorlijke verandering voor een bedrijf. Dat is ook niet vreemd wanneer je bedenkt dat processen veranderen, mensen moeten wennen aan een andere werkwijze en data verhuisd moet worden. Er zijn dan ook veel zaken waarmee rekening moet worden gehouden bij een ERP project. In de vele implementaties die wij hebben gedaan voor bedrijven hebben wij samen met SAP een aanpak ontwikkeld waarin die zo goed als mogelijk met deze zaken rekening houdt. In dit blog delen we 8 tips voor een succesvolle implementatie van SAP Business One

8 implementatie tips op een rij

Tip 1: Zorg dat scope/doelen duidelijk zijn
Wanneer werkgebied(scope) en doelen niet duidelijk zijn, bestaat het risico dat binnen het projectteam niet aan de juiste dingen wordt gewerkt en/of niet de beoogde producten worden opgeleverd. Het gevolg is een verkeerd eindresultaat en het potentieel mislukken van de implementatie. Om dit te voorkomen moet vooraf bij alle projectleden duidelijk zijn wat de scope/doelen zijn. Dit wordt besproken tijdens de kick off en bewaakt via de project overleggen.

Tip 2: Een heldere aanpak formuleren
Zonder een goede aanpak (reisplan) bestaat het risico dat het project onderweg van de route afwijkt en niet haar eindbestemming (doel) bereikt. Een doordachte projectmethode (aanpak, organisatie, communicatie) zorgt dat de juiste stappen worden gezet, de onderlinge samenhang tussen mensen en activiteiten geborgd is en bewaking/sturing plaatsvindt op voortgang, budget, aandachtspunten, wijzigingen en acties.

Tip 3: Zorg voor de juiste omgevingsfactoren
Wanneer het project onderweg verstoord raakt door omgevingsfactoren en/of aan randvoorwaarden/uitgangspunten niet is voldaan, kan dat de oplevering (kwaliteit, tijd, budget) in gevaar brengen. Daarom dienen vooraf moeilijkheden, afhankelijkheden en risico’s in kaart te worden gebracht samen met afspraken hoe daarmee om te gaan (mitigeren). Bewaking/sturing daarop vindt plaats vanuit het project overleg met een escalatieladder naar een stuurgroep.

Tip 4: Zorg voor de juiste kennis binnen het projectteam
Kennis is cruciaal voor het project. Hierbij gaat het om zowel kennis van de organisatie en SAP Business One. Door de juiste mix (kennis/ervaring) van mensen te selecteren (opdrachtgever- en nemer) en samen te brengen wordt gezorgd voor een tijdige en kwalitatief goede oplevering.

Tip 5: Zorg voor een positieve spirit binnen het projectteam
Wanneer mensen een positieve houding hebben, straalt dat uit naar het project (voortgang, kwaliteit, sfeer). Bij de selectie van kerngebruikers moet daarom goed worden gekeken naar houding/gedrag en hierop vanuit het senior management worden gestuurd. Dit voorkomt dat er ‘zand in raderen’ komt en er ‘tegengestuurd’ wordt van binnenuit het project.

Tip 6: Streef naar “first time right
Een onduidelijk ontwerp of verkeerde eerste oplevering van eindproducten kunnen leiden tot langdurige cyclus van herstelwerk om tot het gewenste resultaat te komen. Dit is duur, kost veel tijd en leidt tot frustraties binnen het team. Door de ontwerpfase samen in één keer goed te doorlopen en de oplevering daarna langs meerdere validaties te doen wordt dit voorkomen.

Tip 7: Blijf bij de standaard
Veel problemen bij ERP projecten worden veroorzaakt door af te wijken van de standaard software. Daarom moet de standaard het uitgangspunt zijn. Klant specifieke wensen en eisen dienen te worden beperkt tot dat wat noodzakelijk is, bijvoorbeeld lokale eisen zoals wetgeving, een specifiek proces, een interface of logo’s op documenten.

Tip 8: Zorg voor betrokkenheid binnen de organisatie
Wanneer de organisatie onvoldoende betrokken is, kan dit leiden tot een systeem wat niet voldoet en/of niet gedragen wordt bij het uiteindelijk in gebruik nemen ervan. Dit wordt voorkomen door zichtbaarheid van het senior management (belang project uitdragen), het voldoende vrijmaken van kerngebruikers van hun reguliere werk en frequente communicatie over het project naar de organisatie (projectnieuws, ontwerpkeuzen, demo’s).

SAP Business One implementatie bij Planlogic

Planlogic heeft ruime ervaring met het implementeren van SAP Business One binnen het MKB. Wanneer u meer wilt weten over het succesvol implementeren van SAP Business One, kunt u contact met ons opnemen. Door middel van een korte inventarisatie kunnen we voor u schetsen hoe de SAP Business One implementatie in uw geval eruit komt te zien.